Die Kalkulation ist die Auflistung „Wie stelle ich es mir vor?“ Die Bilanz hingegen ist das „So isses.“ In der Bilanz stehen einfach die Eingaben und die Ausgaben. Das ist allerdings nicht besonders lesbar. Deswegen werden die Einnahmen und die Ausgaben erstens voneinander getrennt und zweitens in Kategorien aufgeteilt. Die Kategorien könnten denen in der Kalkulation gleichen. Für jede Ein-/Ausnahme sollte tabellarisch aufgeführt werden:
- Datum: wann passierte die Zahlung?
- Objekt: was wurde bezahlt? (Jugendherberge, Schafskostüm, Teilnahmebeitrag)
- Wert: wieviel wurde bezahlt?
- Empfänger/Zahlender: wer bekam bzw. bezahlte das Geld (die Jugendherberge oder Aldi bekommt, jeder Teilnehmer zahlt)
- wer aus der Orga tätigte den Einkauf?
- wo ist die entsprechende Quittung abgeheftet?
Ein Beispiel (hier der Bereich Essen):
| Datum | Objekt | Betrag | Empfänger | Orgamitglied | abgeheftet |
| 17.04.2001 | Met | 32,80 | Met Panscher | Carsten | Rechnung Met Panscher 17.04.2001 |
| 11.05.2002 | Lippische Leberwurst | 4,20 | Pieper | Carsten | abgeheftet auf Blatt 1 |
| 23.05.2002 | Getränke | 33,33 | Aldi | Monika | abgeheftet auf Blatt 2 |
| 24.05.2002 | Klopapier, Esswaren | 45,32 | Aldi | Carsten | Rechnung Aldi 24.05.2002 |
| GESAMT | 115,65 |
Um mal auf die Quittung zurückzukommen: jede Einnahme und jede Ausgabe sollte belegt sein. Das heißt: wenn es Spielerbeiträge sind, die direkt auf das Konto eingezahlt wurden, oder Ausgaben, die direkt an z.B. die Jugendherberge überwiesen wurden, dann habt ihr eine Quittung schon in Form des Kontoauszugs. Allerdings sollten für z.B. die Jugendherberge auch immer Rechnungen vorliegen. 🙂 Bei allen anderen Ein-/Ausgaben sollten Quittungen bzw. Belege vorliegen. Für Vereine wird aus dem „sollte“ in den letzten Sätzen immer ein „muß“.
Aufgrund der momentanen Bilanz sollte die Kalkulation immer wieder nachgebessert werden.
Wenn die Kalku so langsam in die Binsen geht, sollte der Finanzchef den Alarm auslösen! Wenn unerwartet hohe Ausgaben vorliegen oder die Spieler sich nicht anmelden, sollte schleunigst nach einer Lösung gesucht werden. Notfalls muß ein CON auch abgesagt werden, bevor die Schulden zu groß werden!