Irgendwann weiß man dann, welche Leute auf das CON kommen können. Falls man zu viele Anmeldungen hat, sollte man den Leuten, die man leider nicht mehr reinnehmen kann, wenigstens eine Absage schreiben, das Geld zurücküberweisen, und ihnen die Möglichkeit geben, auf der Warteliste zu bleiben. Schließlich werden bis zum CON noch Leute ausfallen. Trust me, ich habe bisher nur ein CON erlebt, bei dem das nicht passierte (Söderland 3, alle 42 Teilnehmer kamen).
Die Bestätigung sollte 3 Wochen vorher spätestens rausgeschickt werden. Haben wir aber auch nicht immer geschafft…
Die Bestätigung sollte folgendes enthalten (z.B. in der angegebenen Reihenfolge):
- ganz oben: Titel, Datum und Ort, als Überschrift (also größer und möglichst fett gedruckt)
- vielleicht einen Intime-Anreißertext, denn der von der Einladung ist schon vergessen. Nehmt aber einen neuen, vielleicht eine Fortsetzung.
- die Begrüßung: Es ist sinnvoll, nach dem Anreißertext nicht direkt einzusteigen, sondern die Spieler erst mal anzusprechen:
- die wichtigen Informationen: Hier kommt alles hin, was ihr als wichtig erachtet. Beispiele:
- Wo ist der Check-In? (wenn Ihr es schon wißt)
- Falls Ihr Zimmerkaution nehmt: „Haltet bitte x Euro als Zimmerkaution bereit. (Bitte keine 50 Euro-Scheine)
- Ab wann kann man anreisen? (Uhrzeit)
- Wann beginnt und endet das Spiel? (ebenso: Uhrzeit)
- Wird intime angereist?
- Sollen die Leute noch was mitbringen? Beispielsweise: Ambiente-Geschirr oder -Kram, Bettwäsche (viele Jugendherbergen wollen keinen Schlafsack!)
- Anreisebeschreibung!
- Noch mal die Kontaktadresse(n), denn die Spieler haben die Anmeldungsunterlagen mittlerweile verbummelt. Wenn ihr gut vorbereitet seid, habt ihr auch eine Handynummer, unter der ihr auf dem CON zu erreichen seid. Die schreibt ihr dann gleich mit darunter.
- ein paar grundsätzliche Regeldinge. Vielleicht: wo ist Spielzone (Klo und Duschen als Ausnahmen)
- Nochmals der erfolglose Appell: bitte schickt uns ein Foto und den Charakterbogen.
- Hinweis: „EC-Karten, Schlüssel, Geld und ähnliches bitte am Körper mit sich führen.“ Das ist vielleicht für den Barbaren doof. Aber Geld im Zimmer ist immer schön für den Real-Dieb.
- Muss Müll wieder mitgenommen werden? Wenn ja: draufschreiben.